Come gestire progetti e clienti a distanza

Pubblicato Venerdì, 20 Aprile 2018

Foto Come gestire progetti e clienti a distanza

Ci sono un italiano, un inglese e un americano. Sembra l´incipit di una barzelletta e invece è una storia seria, che racconta come la delocalizzazione geografica sia un´opportunità interessante per un´agenzia pubblicitaria. A una condizione: capire come gestire progetti e clienti a distanza.

Non è un processo semplice né scontato, richiede flessibilità e tanta voglia di uscire dalla comfort zone. Sì, perché essere fisicamente lontani significa imparare ad affrontare nuove sfide. Presentare proposte creative, ad esempio, o ricevere feedback su Skype non è la stessa cosa di svolgere le stesse attività dal vivo, di persona.

Eppure doversi relazionare virtualmente non implica necessariamente un´esperienza infelice, anzi. Ce ne siamo accorti sulla nostra pelle. Nonostante siano rare le occasioni per ritrovarsi faccia a faccia, oggi alcuni tra i clienti più affezionati di Red Onion hanno sede in diverse parti del mondo, come The Go To Market Company, i cui vertici operano a Belgrado, Parigi e Milano, o TVG Network e Betfair Casino USA, che hanno i propri uffici rispettivamente a Los Angeles e nel New Jersey.

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Implementare strumenti e metodologie di project management su come gestire progetti e clienti a distanza ha fatto sì che proprio la delocalizzazione geografica sia oggi uno dei punti di forza della nostra digital agency, aumentando la competitività anche sul mercato nazionale, in cui ci hanno scelto brand come Officine Marini o Sky Bet nonostante da sempre il nostro ufficio si trovi in Calabria.

 

Aspetti che migliorano la gestione di clienti lontani

La gestione di qualsiasi progetto in qualsiasi settore, e il digital marketing non fa certo eccezione, prevede una serie di attività canoniche da seguire affinché l´intero processo si compia senza problemi e il risultato finale sia quello desiderato. A queste attività, si aggiungono alcune accortezze particolari, che possono fare la differenza nella gestione di progetti e clienti a distanza:

  • Stabilire le modalità attraverso cui tenersi in contatto. A proposito: WhatsApp è il Male assoluto! Oltre a essere poco professionale, consentire ai clienti di scriverti qui a qualsiasi ora significa non staccare mai e salutare per sempre la propria vita privata.
  • Far sentire la propria presenza e stabilire fasce orarie in cui interfacciarsi, concordando momenti della giornata favorevoli a entrambi, sia all´agenzia pubblicitaria che al committente.
  • Frammentare il progetto in step intermedi all´interno di un workflow. Soprattutto con un cliente lontano tanti chilometri, è importante individuare traguardi a breve/medio termine prima di terminare l´intero processo. In questo modo è più semplice tenere sotto controllo e monitorare l´avanzamento del lavoro.
  • Evviva il virtuale, ma ogni tanto è necessario tornare nella realtà: creare un´occasione per vedersi dal vivo aiuta a cementare il rapporto. Magari per festeggiare la consegna del lavoro definitivo!

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Tool per organizzare il lavoro in team

Per organizzare il lavoro in team nel modo più efficace, è fondamentale stabilire chi si occuperà di cosa e le scadenze assegnate a ognuno. Così come è molto utile trovare il tempo di fare il punto e ripassare i prossimi step.

Per semplificare tutti i processi correlati al progetto, esistono diversi tool di project management e non solo che possono essere decisivi per gestire clienti e progetti a distanza. Tra questi segnaliamo quelli che utilizziamo più spesso:

  • Trello. Pensa a una lavagna, su cui scrivere in singole colonne i vari task, suddivisi tra cose da fare, in svolgimento e completati, tanto per fare un esempio. Puoi spostare ogni task da una colonna all´altra e puoi assegnare i singoli membri coinvolti e le deadline. Particolarmente indicato quando le attività in calendario sono tante e differenti tra loro, come ci è capitato con diversi clienti come Zego e Paddy Power.
  • Google Drive. Il servizio di big G non ha bisogno di tante presentazioni. 15 GB gratuiti a disposizione per file sharing e file hosting, con la possibilità di modificare i documenti e averne accesso ovunque e in qualunque momento.
  • Wetransfer. Quando i file pesano un po´ troppo per essere condivisi su Google Drive, è il caso di optare per wetransfer, il servizio con cui inviare via mail un link per il download di documenti fino a 2 GB.
  • Invision. Si tratta di un´app online, che aiuta enormemente nel condividere prototipi grafici con il cliente, il quale può inserire il proprio feedback nel punto esatto in cui vorrebbe operare modifiche. Particolarmente indicato per layout di siti web.

Hai un progetto su cui vorresti coinvolgerci, ma sei intimorito dalla distanza fisica? Come vedi, gestire clienti a distanza non è un problema! Contattaci per approfondire il discorso con i nostri consulenti.


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